La période de confinement et de crise sanitaire a conduit les entreprises à mettre en place le télétravail de manière massive et rapide.
Quelles actions ont été prises pour préserver la performance et maintenir la productivité dans ce contexte exigeant ?
Selon les entreprises, la démarche s’est organisée à plusieurs niveaux.
Au niveau des échanges, des points de coordination réguliers par téléphone ont été mis en place au sein des équipes, avec un degré de formalisation des échanges plus élevé que dans le cadre d’un travail “normal” de proximité sur site : fichiers de suivi partagés, guide des tâches ou encore e-mails faisant suite aux échanges audio sont venus prendre le relais des tableaux blancs souvent utilisés pour le travail collaboratif dans les locaux.
Afin de maintenir la continuité de l’activité à distance de manière sécurisée et confidentielle pour les sujets impliquant des données sensibles, certains ont déployé des logiciels de sécurité avancés en complément de leur VPN habituel.
De véritables espaces de travail ont été ainsi créés spécifiquement pour chaque projet, de manière à bien organiser le partage et la remontée des informations, tout en maintenant une certaine souplesse nécessaire dans cette situation exceptionnelle, puisque comme beaucoup de Français, les collaborateurs étaient confinés dans de petits espaces ou avec leurs enfants… loin des conditions d’un télétravail habituel ! Chacun a ainsi pu adapter ses horaires en fonction de ses contraintes afin de maintenir malgré le contexte inhabituel les performances, le cap des projets et rallier le planning pour ne pas prendre de retard vis-à-vis des clients.
Bien sûr, la crise du Covid-19 a pu ralentir certains projets, notamment face à des fournisseurs qui ont dû rester fermés, obligeant les entreprises à réagir vite pour minimiser l’impact et ne pas retarder le projet global.
Dans ce contexte, Ametra a tout de suite mis en place auprès de ses équipes, de ses clients et de ses fournisseurs un Plan de Continuité d’Activité COVID-19. En effet, le suivi de certains projets a nécessité d’intégrer de nouvelles personnes aux équipes (afin de pallier les arrêts de travail ou de prendre le relais des personnes qui ne pouvaient pas travailler) et de développer un plan de maîtrise du risque. L’une des premières actions a consisté à prendre contact avec les principaux fournisseurs pour savoir s’ils avaient mis en place un plan de continuité COVID, et à quel niveau ils arrivaient à répondre aux règles d’hygiène et de sécurité. Cela a permis dans certains cas d’anticiper une solution back-up pour s’approvisionner dans les délais.
Ametra Group a toujours été dans une démarche d’anticipation, et de pilotage des actions de mitigation des risques projet. Cela permet d’anticiper les mois à venir de manière co-construite.
La dimension RH et de mobilité interne joue également un rôle clé dans le maintien de la performance et de la qualité dans un contexte de télétravail et de crise. Des remplacements doivent parfois être organisés rapidement afin de maintenir la continuité d’activité, nécessitant parfois la formation de collaborateurs.
Dans tous les cas, la souplesse est fondamentale pour s’adapter aux besoins projet pendant une crise : gestion des plannings, adaptation des outils (extension du VPN) avec une dimension essentielle qui fait la différence : l’agilité pour éviter les carences et maximiser l’efficacité.
Cette crise a également vu évoluer les rituels clients : avant le confinement, ils reposaient beaucoup sur des points physiques, du management visuel… La situation inédite a obligé les entreprises à revoir et adapter leurs méthodes de suivi, tant en interne qu’avec chaque client. Les outils visio ont pris le relais dans de nombreux cas, à l’exception de projets incompatibles avec ce type de communication (projets Défense notamment), pour lesquels de nouvelles manières sécurisées d’échanger ont été développées, en ayant recours par exemple à des documents chiffrés via un logiciel de cryptage.
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